Beslutningsreferat af ordinært afdelingsmøde
torsdag d. 15. sep. 2005 kl. 19.00
Afholdt i selskabslokalet, Byengen.

 

Til stede:        25 husstande repræsenterende 50 stemmer.
Forretningsfører Dennis Christensen, Boligkontoret Danmark.

 

Dagsorden:

1. Valg af dirigent, stemmetæller og sekretær.

2. Beretning.

3. Forelæggelse og godkendelse af budgettet for 2006.

4. Valg.

a. Valg af afdelingsformand. På valg er Marianne Lundberg Andersen.

b. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer. På valg er Bjarne Karlsen og Lis Nielsen.

c. Valg af 2 suppleanter. På valg er Lone Schrøder og Conni Andersen.

5. Eventuelt

 

Næstformand, Bjarne Karlsen bød velkommen.

Dennis Christensen blev foreslået og valgt som dirigent. Stemmetæller blev Lis Hansen Byengen 81 og Mogens Arildslund. Som sekretær blev Frits Hansen foreslået og valgt.

Dirigenten konstaterede mødets lovlighed og dermed var afdelingsmødet beslutningsdygtigt.

Næstformand Bjarne Karlsen aflagde afdelingsbestyrelsens beretning grundet formandens sygefravær.

 

Da det ikke er så længe siden, vi sidst var samlet til beboermøde, nemlig i slutningen af maj måned, kan det naturligvis ikke undgås, at denne beretning vil være præget af en del gentagelser.  Alligevel kan vi med god samvittighed sige, at vi ikke har kedet os. Vi har gået hegnsvandringer, fulgt op på malerarbejder, afholdt byggeudvalgsmøder, fået vores debatforum op at stå og deltaget i møder med bl.a. Nordforbrændingen samt i en samarbejdsgruppe bestående af politikere og afdelingsbestyrelser for Kokkedal området. Selv om der er tidskrævende, mener vi, at det er af betydning for vores afdeling, at vi også er med til at sætte vores fingeraftryk der, hvor beslutningerne tages.

 

Afdelingsbestyrelsen:

Den samlede afdelingsbestyrelse har i april måned deltaget i et to dages kursus, hvor vi blandt flere interessante emner hørte om konfliktløsning, udlejningsproblematik, kommune og boligselskab, udvidet råderet og samarbejde. Vi havde valgt at dele os op, så alle emner blev dækket, og jeg tror godt, at jeg kan sige, at alle kom hjem med noget brugbart til gavn for vores fremtidige arbejde i bestyrelsen. Vi har i bestyrelsen et godt og tværfagligt samarbejde, og vi dækker med vores forskellige holdninger et bredt udsnit af beboerne, hvilket gerne skulle vise sig ved de beslutninger, vi tager.

 

Belysning:

Endelig har vi fået opsat de nye lamper, de har været længe undervejs. Vi synes, at resultatet er blevet nogle dejligt oplyste stier, hvor man trygt kan færdes efter mørkets frembrud. Flere lejere har da også udtrykt stor tilfredshed.

 

Boligkontoret:

Boligkontoret Danmark besluttede i foråret at nedlægge kontoret i Birkerød, så nu bliver vi betjent af kontoret i Helsingør af henholdsvis forretningsfører Dennis Christensen, inspektør Gert Stradel, forvaltningskonsulent Jakob Sparre og sagsbehandler Gitte Tvilling.

 

Budget:

Dennis vil senere gennemgå afdelingsbestyrelsens budgetforslag, hvor vi har forsøgt at tage hensyn til både en tiltrængt opretning af flytteboliger, et fornuftigt driftsbudget og en fornuftig huslejestigning. 

 

Bygningsgennemgang:

Vi har nu endelig fået den længe ventede bygningsgennemgang. Boligkontoret Danmark valgte at lade tegnestuen Thora udføre arbejdet, da de ikke selv havde den fornødne kapacitet ledig. Vi i bestyrelsen ser det som en stor fordel, at det blev tegnestuen, idet det også er dem, vi har valgt som samarbejdspartnere i den nye renoveringssag.

Rapporten vil danne et godt udgangspunkt i langtidsbudgetlægning, samt være en god hjælp, når vi skal vurdere, hvilke arbejder der skal prioriteres først. 

 

Fraflytning:

Vi har i år har haft flere fraflytninger end tidligere år, dette skyldes flere forskellige ting, en af dem er uden tvivl de nye lånemuligheder for folk, der vil købe egen bolig. En anden har været flere interne flytninger fra lille til stor bolig eller omvendt, og så har vi desværre også haft en del dødsfald blandt vore beboere, hvilket også har medført ledige boliger. Vi har dog stadig mange på venteliste, så der har ikke været tale om, at boliger stod tomme.

 

5 års eftersyn:  

5 års eftersyn efter vores sidste renoveringssag er nu færdig. Det er naturligvis ikke tilfredsstillende, at en så enkel sag skal tage halvandet til to år. Vi har i bestyrelsen rykket adskillige gange, men når der er forsikringsselskab inde over sagen, tager det sin tid. Der har heldigvis kun været tale om mindre mangler/skader, der, selv om vi igennem vores rådgivere har gjort krav om udbedring af disse, alle er blevet vurderet til at være henhørende til daglige driftopgaver.  

 

Forbrug af vand og varme:

Det har vist sig, at de vandsparere, der blev opsat på vore toiletter, har fungeret efter hensigten, og vores vandforbrug er faldet. Vi er med i et helt nyt forskningsprojekt, der skal vise, om det er muligt at spalte kalken i vandet, så kalken ikke så let sætter sig fast. Det skulle gerne give mærkbart mindre kalkaflejringer i rør, toiletter, husholdningsmaskiner, på fliser, og som sidegevinst mindske forbruget af sæbe og give vandet en bedre smag. Der er i øjeblikket opsat nogle såkaldte ”snegle” i 3 boilerrum, og når resultatet af undersøgelsen foreligger, tager vi stilling til, om vi vil fortsætte med at installere disse, eller eventuelt lade dem indgå i renoveringsprojektet. 

 

Grønne områder:

Vi har fået fældet og beskåret træer flere steder. Nogle steder vil der blive genplantet, andre steder vil indgå i en mere langsigtet plejeplan for området. På en af Byengens stikveje, hvor samtlige træer er fældet, vil man snart kunne følge arbejdet med plantning af japanske kirsebærtræer i de tomme huller. 

Vi har været på hegnsvandringer, hvor vi blandt andet skal påse, at lejerne overholder afdelingens husorden hvad oprydning og hækklipning angår. Det er ikke et specielt sjovt arbejde vi har påtaget os, men det er desværre nødvendigt, hvis afdelingen stadig skal fremstå pæn og ryddelig. En sådan gennemgang medførte, at en del beboere fik en påtale med besked om at udbedre manglerne. Såfremt denne og efterfølgende skrivelse ikke efterleves tilfredsstillende, udbedres manglerne på lejerens regning.  

 

IP-Telefoni:

Ifølge Teledanmark vil vi i afdelingen meget snart modtage et brev angående tilslutning til IP-telefoni, hvilket vil gøre det billigere at ringe fra en fastnettelefon. Det er dog en aftale den enkelte selv skal lave med Teledanmark.

 

Klubaktivitet:

Vi har i afdelingen en billard/dartklub, der mandag og onsdag holder til i kælderen Byengen 10, og en Salsadansegruppe, der danser i selskabslokalet om torsdagen. Interesserede kan henvende sig til afdelingsbestyrelsen eller Mogens Arrildslund for at høre nærmere.

Vi har drøftet muligheden og behovet for at oprette et kondirum. I øjeblikket undersøger vi, hvad prisen for redskaber til et sådant rum beløber sig til. Hvis nogle af jer har en kondicykel eller nogle andre gymnastikredskaber liggende, som I ikke bruger, og gerne vil donere til projektet, kan I rette henvendelse til afdelingsbestyrelsen eller til ejendomskontoret.  

 

Køkkenmodernisering:

Som I har kunnet læse, er ordningen om mulighed for lån til boligforbedring nu trådt i kraft.

Afdelingsbestyrelsen har været på besigtigelses-ture hos de 2 køkkenfirmaer, Boligkontoret har lavet en aftale med. Det er henholdsvis IKD (Individuel Køkken Design) og Vordingborg Køkkenet. Det var meget spændende, og derfor besluttede vi også, at vi ville invitere disse leverandører til vores bebyggelse, så I kunne komme og se, hvad de kunne tilbyde, og høre lidt om pris og lånemuligheder.

Der har været en stor interesse for at få nye køkkener, og flere lejere har allerede benyttet sig af muligheden, og endnu flere er på vej. Man kan på afdelingens hjemmeside se et af de renoverede køkkener og lade sig inspirere. Billederne vil løbende blive udskiftet af andre køkkener.

 

Legepladser:

Igen i år har vi afsat midler til udbedring af legepladserne, og opsætning af bænke og borde. Det har desværre vist sig, at de naturlegeredskaber, der er opsat, har en meget kort levetid, så vi bliver nødt til at afsætte flere midler fremover og finde andre løsninger. Vi har igen i år valgt at få en professionel rådgiver til at besigtige og rådgive os vedrørende legepladser. 

 

Maling af indgangsparti:

Malerne er nu ved at være færdige, og man må sige, at helhedsindtrykket er tilfredsstillende, og at afdelingen har fået et løft på facadesiden.

Selv om der løbende har været afholdt møder og fulgt op på arbejdet, må vi erkende, at ikke alt er gået efter planen. Vi har derfor over for projektlederen forlangt, at der yderligere skal foretages en stikprøvekontrol. Hvis der findes fejl eller mangler i forholdt til indgået aftale, skal disse udbedres.

 

Nyheder:

Afdelingen kan, takket være vores webmaster Ole Lianee, bryste os af at have en særdeles flot og professionel hjemmeside, der er blevet modtaget meget positivt. Herudover har vi som formidling valgt at udsende et månedligt Nyhedsbrev, der også har fået en flot modtagelse. Endelig kan jeg nævne, at vi på edb siden også er med helt fremme, idet vi uden udgift for afdelingen, er med i et nyt projekt, som Boligkontoret har søsat, nemlig beboerdemokrati over internettet.

Det vil sige, at alle beboerne i afdeling nu har mulighed for at deltage i et debatforum, og komme med deres synspunkter til forskellige emner, som vi eller de lægger på nettet. Alle har modtaget et brev, hvor man er blevet gjort opmærksom på, at det kræver en adgangskode at deltage, og at denne personlige kode kan afhentes på ejendomskontoret.

 

Da ikke alle har en computer i hjemmet, er der blevet opsat en computer på ejendomskontoret, hvor der så vil være mulighed for at få hjælp til at kunne deltage i debatten.

Der har på nuværende tidspunkt ikke været den store interesse for sagen, men vi håber at flere og flere vil finde vej til forummet og deltage aktivt i debatten.

Der vil ikke kunne foretages direkte afstemninger, men vi håber, at vi kan få vejledende meningsmålinger til gavn for vores beslutningsprocesser. 

 

Ny renoveringssag:

Vi har brugt vinteren til at opstarte byggeudvalgsmøder i forbindelse med en badeværelsesrenovering. Det har så vist sig, at vi også har haft brug for tekniske undersøgelser af vores tage og af vores rørinstallationer såvel inde som ude. Hvis vi skal starte en ny renoveringssag, kan vi lige så godt få så meget med som muligt. Disse foreløbige undersøgelser har vist, at der er brug for en tag/rør renovering/udskiftning. Der er nu brug for mere dybtgående undersøgelser, der kan være med til at kortlægge og dokumentere dette over for Landsbyggefonden. Vi vil derfor benytte det næste halve år til at få et klart overblik over situationen.

Som vi tidligere har skrevet, vil vi forsøge at få del i en pulje, der er afsat til at øge tilgængeligheden, forbedre gangstierne, opsætte elevatorer ved de små boliger og samtidig virke forebyggende på kriminalitet.

Vi undersøger også mulighederne for at få lov til at ombygge/nedlægge enkelte boliger, så vi fremover vil kunne tilbyde flere forskellige slags lejlighedsstørrelser, der alle vil være handicapegnede. Det er et stort og tidskrævende projekt, men da vi mener, at det er vigtigt, er det arbejdet værd. Byggeudvalget har undervejs allerede besluttet at skifte rådgiver. Vi mente ikke, at firmaet Witraz havde forstået vores ønsker. Vi har derfor indledt et samarbejde med tegnestuen Thora. De kender afdelingen, og vi kender dem fra sidste renoveringssag, hvor vi havde et godt samarbejde. Nu er det jo ikke sådan, at bestyrelsen alene tager alle beslutninger. Vi vil så snart, der ligger en brugbar bygge- og finansierings- plan indkalde jer til et eller flere møder, hvor der skal tages stilling til byggesagen og til projektets udformning. Vi har på sidste byggeudvalgsmøde aftalt, at vi arbejder hen imod afholdelse af et egentligt beboermøde vedrørende renoveringssagen i januar måned 2006.

 

P-pladser i Nordengen:

P–pladserne i Nordengens rundkørsel er efter et stort ønske fra beboerne ved at blive bygget om. Når arbejdet er færdigt, vil der være flere p-pladser til rådighed. 

 

Regnskab:

Regnskabet, som Dennis Christensen fremlagde i maj måned, så igen i år pænt ud, og det er yderst tilfredsstillende, at vi har opnået et B (næstbedst) på Boligkontorets rating-skala, hvor man sammenligner os med andre afdelinger på standard og økonomi.

 

Rensning af tagrender:

Vores funktionærer og vores blikkenslager er i fuld gang med rensning og udbedring af tagrender.

 

Selskabslokalet:

Nu er vores nye køkken i selskabslokalet blevet opsat, og der er kommet både ny dør, nye spejle og gulvbelægning i gangen. Vi er et par stykker, der har været på indkøb for at købe lidt hyggeting, der gerne skulle være med til at gøre rummet hyggeligt og funktionelt. Vi synes selv, at resultatet er rigtigt flot.

 

Udvidelse af stuen

Flere har nok læst, at naboafdelingen har fået tilladelse til at udvide stuen med ca. 10 m2. Vi har også ventet på resultatet, og jeg kan fortælle jer, at vi påtænker at få udarbejdet et projekt (løst anslået 50.000, - kr.) og, at sende en ansøgning til kommunen så hurtigt som muligt.

 

Ultimo:

Vi i afdelingsbestyrelsen arbejder for at vores boliger bliver tidssvarende, at vores bebyggelse fremstår sund og pæn, og for at vi som lejere kan have et trygt og godt sted at bo.

 

Selv om det er svært for ikke at sige umuligt at gøre alle tilfredse, gør vi vores bedste og lytter også gerne til forslag og gode råd/ideer. 

 

At få alt til at gå op i en større enhed kræver samarbejde, både internt i afdelingsbestyrelsen og eksternt. Jeg vil derfor benytte lejligheden til at sige tak for et godt samarbejde til alle jer som har bidraget med småt eller stort til gavn for afdeling 9. 

 

 

 

Herefter blev beretningen sat til debat.

 

Anette Strenov, Byengen 11a, ville vide, hvor langt frist beboerne fik til at rydde op, hvis de modtog brev fra bestyrelsen efter havevandring. Svar: Fristen er på 14 dage.

Ulla Blixenkrone, Byengen 94, ønskede at få af vide, hvor man påtænkte at oprette et kondirum. Det blev oplyst, at det kunne laves i kælderen, Byengen 10a.

John Claudi, Byengen 92, spurgte, hvilke vinduer det drejede sig om ved udflytning af facaden. Bjarne svarede, at det drejede sig om udflytning af vinduerne i stuen, der kan rykkes ud til vingerne i haven, såfremt vi får tilladelse af kommunen.

Finn Hougård, Byengen 170, ville godt vide, hvorfor det kun var afdelingsformanden der svarede, når man skrev til Bestyrelsen. Svar: Afdelingsbestyrelsen har besluttet, at det er formanden, der svarer på beboerhenvendelser.

Finn Hougård, Byengen 170, spurgte, om der var mulighed for at benytte en anden afregningsform vedrørende varmeforbrug, da han mener, at han betaler for meget. Herudover spurgte han til de breve, han havde sendt vedrørende varmespørgsmål. Dennis orienterede om, at samtlige breve var tilgået ham og efter aftale med bestyrelsen, efterfølgende videresendt til Boligkontorets forbrugsafdeling (Det er de eksperter som afdelingsbestyrelsen benytter sig af, når der er tale om varmespørgsmål).

En beboer påtalte varmeproblem og fugt i boligen, og blev henvist til områdeleder Mogens A.

 

Forslag om opbevaring af trailere på en anvist plads mod betaling. Svaret var, at dette ikke kan lade sig gøre, da der er for få p-pladser i bebyggelsen. Køretøjer over 2500 kg skal både i følge kommunen og afdelingens husorden parkeres uden for byzonen.

 

Jørn Schou, Byengen 85, påtalte problemer med varmen. Han blev henvist til Mogens A.

 

Annette Strenov spurgte, hvorfor vi allerede igen skulle afsætte midler til nye legeredskaber. Svar: Det har desværre vist sig, at naturlegepladser skal udskiftes hurtigere end forventet, da legeredskaber af træ rådner i bunden.

 

Dennis Christensen fremlagde afdelingsbestyrelsens forslag til budget 2006.

Budgettet indebærer en huslejeforhøjelse på 1,9 % pr 1. januar 2006.

Ulla Blixenkrone undrede sig over, at vores lån aldrig bliver betalt ud. Dennis forklarede, at lovgivningen var således, at færdigbetalte lån tilfalder landsbyggefonden, der benytter dem i opretningsarbejder og i renoveringssager. Dennis gennemgik herudover en A4-side med vedligeholdelsesarbejde i budgetåret 2006. Denne side vil blive udsendt sammen med referatet.

Afdelingsmødet vedtog herefter det fremlagte budgetforslag.

 

 

a)   Afdelingsmødet genvalgte Marianne Andersen enstemmigt til formand for en 2-årig periode.

b)   Afdelingsmødet genvalgte Bjarne Karlsen og Lis Nielsen som bestyrelsesmedlemmer for en 2-årig periode.

c)   Afdelingsmødet genvalgte enstemmigt Lone Schrøder og Conni Andersen for en 1-årig periode.

 

 

Poul Mortensen, Byengen 221B, spurgte om renovering af baderum også indbefattede de små boliger, Mogens A. oplyste, at de også var med i en renoveringssag. Bjarne oplyste, at bestyrelsen ville komme med nye oplysninger på beboermøde påtænkt i januar.

 

Poul M., Byengen 221B, spurgte, om det var muligt at oprette hundetoiletter. Mogens orienterede om, at afdelingsbestyrelsen havde besluttet at indkøbe og opsætte hundepose-stativer. Derefter var der spørgsmål ang. kamphunde, da Skovengen har taget skridt til at forbyde disse racer. Frits, Byengen 81, sagde, at afdelingsbestyrelsen var nødt til at tage sagen op igen til kommende beboermøde, ellers flytter problemerne bare over til os.

Jeanne Flintholm, Byengen 103, orienterede om afholdelse af loppemarked den 18. september.

Poul M., Byengen 221B, mener, der er beboere, der har mere end et husdyr, og påpegede problemer med vilde katte.

Ole Lianee, Byengen 121, fortalte, at der altid er en vis bestanddel af katte i et område og at tamkatte derfor er at foretrække. Men det ville være en god ide at få steriliseret sin kat, så der ikke kommer for mange.

Anette Strenov, Byengen 11a, oplyste, at indekatte kan lære at gå på bakke. Et lille suk: Prøv at holde katten på eget område, da der er flere der er allergiske over for katte.

Marzena Madsen, Nordengen 85, ang. p-plads i Nordengen, synes, at der er blevet bart efter træerne er fældet, samt påtalte manglende orientering om anlægsarbejdet. Mogens oplyste, at der var givet besked, men de er ikke færdige endnu. Lone Schrøder, Nordengen 21, oplyste, at Nordengens beboere skriftligt var blevet varslet p-pladsens ombygning.

John Claudi, Byengen 92, spurgte, om der forelå en prisberegning på flytning af glasfacaderne i stuen, samt efterlyste en beregning om varmetab ved forlængelse af varmerør hvis vinduerne flyttes.

Kurt Andersen, Byengen 29B, oplyste, at han havde observeret en revne i tag på svalegangen. Der blev videregivet til Mogens A.

 

Bjarne Karlsen takkede de fremmødte for et godt møde.

 

Mødet sluttede kl. 20.45.

   
_____________________________                          _____________________________

Dirigent: Dennis Christensen                                                             Sekretær: Frits Hansen